どうも！モリオ（＠yome__kawaii）です。
仕事の効率化は、社会人の永久の課題です。
昨今、「働き方改革」なる言葉も登場し、業務効率の見直しや労働時間の改善を考えている企業も増えています。
根性論で仕事をするよりも効率化を意識してはたらいたほうが企業からの評価も高くなる時代です。
今回は、仕事の効率化をテーマに書いていきます。
仕事を効率的にする方法！
仕事をダラダラと続けてしまうと残業やスケジュールの調整にも影響し悪循環に陥ってしまいます。
仕事を効率的にこなすためには、まずはやらなければ行けない仕事の全容を把握しなければいけません。
仕事量が分からないとどれくらいの力や時間をかければ良いか判断できないからです。
常に全力で作業をしてしまうと必ずガス欠を起こしてしまいます。
集中力の維持も課題です。
人間の集中力は個人にもよりますが1時間くらいで下がるもの。
いかに集中して仕事に臨めるかで同じ仕事量でも掛かる時間が変わってきます。
複数の仕事がある場合には上手くローテーションするのも良いでしょう。
その場合には、一度に同時進行するのではなく、区切りを分けて考えることが重要です。
合わせて操作スピードなど技術の向上も意識すると相乗効果が生まれます。
自身のスキルアップも図っていくことでより効率的にこなすことができるようになるのです。
ここではパソコンスキルの向上や優先順位の決定、時間の制約について具体的にみていきます。
それぞれがなぜ効率よく業務をこなせるようになるのかを理解して、明日からでも業務に取り入れてみてください。何よりもまずは効率化しようという意志が大事です。
その気持ちさえあれば、あとは実践あるのみです。
パソコンスキルはどんな仕事にも必須です。エクセルとワードは若いうちにマスターしてしまいましょう。
パソコンスキルを磨く
パソコン業務で最もよく使うのは文字の入力です。
基本的なことではありますが、それだけにタイピング速度をあげることでこなせる作業量も確実に変わってきます。
ホームポジションの確認やミスタイプを減らす、指の速度をあげることを意識することで徐々に効果が現れます。
最初は難しいかもしれませんがやって行くうちになれます。ぜひブラインドタッチはマスターした方がいいでしょう。
意識しないと意外とゆっくりとタイピングしているものです。
また、これ以上速くならないという人は文字入力の最適化や、かな入力を検討してみると良いでしょう。オススメはできませんが…。その方が仕事が早くなる人もいるようです。
タイピングと合わせてショートカットキーを使うことも重要です。
コピーやペーストと言った基本的な文字に関するものだけでなく、様々なソフトにもショートカットキーは割り当てられています。
全てを覚える必要はありませんが、よく使う機能でショートカットを活用すれば格段に操作性が向上するのです。
もし用意されていない場合にはカスタマイズして自分で割り当てることもできます。
1回の操作で数秒しか変わらないとしても毎回実行すれば、かなりの時間削減です。
ショートカットでも煩わしいと感じる作業には自動化する方法もあります。
例えばエクセルでマクロを作成し、仕事を一瞬で片付けるといったやり方です。数千件以上のデータから伝票を作成する場合などに活用できます。同じ作業の繰り返しを感じたら、導入できるチャンスです。
マクロを組むのは上級者ですが、せめてショートカットキーはマスターするべきです。
優先順位を決める
仕事を始める前に先にこなすべき優先順位を決めることも大切です。
なぜなら、優先順位が決まらないと何から手をつけて良いか混乱して仕事効率が下がるからです。
重要な案件を見落としてしまうことにもなりかねません。
優先順位は絶対に決めるようにしましょう。
優先順位を決めている際に、同じくらいの優先度である場合には簡単なものから進めていくと効率よく仕事を進められます。
最初に簡単な作業をすることで、頭のエンジンがかかってくるからです。
また、頭の中で整理するには限界がありますので必ずメモへの書き出しなどを行い、すぐに確認できるようにしておきます。
おすすめはタスクアプリなどで管理する方法です。
パソコンやスマートフォンなどのデバイスを問わないため、急なスケジュールの変更や外出時にもすぐに確認できます。
1日にこなさなければいけない項目が整然とされることで、対象のタスクにフルに注力することができるようになるのです。
基本的に仕事は順番が決まっているほどやりやすいもの。
また、当日にこなすべき仕事は前日に決めておき、朝一でチェックすると円滑に業務を開始できます。
翌日にスケジュールを決めようとすると記憶が曖昧なことがあるからです。
考えているだけで時間が過ぎてしまいますので、その分だけ遅れが生じます。前日に作成、朝はフレッシュな頭で確認というのが理想です。
時間で制約を作る
平日は勤務時間が決まっている企業がほとんどですが、大雑把に考えるのではなく区切りをつけることが大切です。
大まかな時間を与えられると最適な作業スピードが把握できません。
8時間の業務をこなすという考えではなく、例えば1時間の業務を8回行うというふうに考えるのです。
もちろん細かく分刻みで分けても良いでしょう。
時間に制約をつくることで焦りが生まれて円滑に業務を遂行できるようになります。
ただし、注意点として適度な焦りが生まれる程度の時間でなければいけないということです。
時間内に終えられない、焦ってミスをしてしまうという時間設定では本末転倒です。
さぼってしまうと達成できないような、それくらいの設定が最適だと言えます。
分かりやすいようにストップウォッチなどを活用するのも良い方法です。
自分のタイミングで考えてしまうとどうしても時間をのばしたり、少なくしたりしてしまいます。
時間の制約をつけないと人間はサボってしまうものです。自分をサボらせないように時間設定をしましょう。
時間が可視化されることで、仕事にメリハリをつけることが可能です。
1時間作業をやったら、小休止をはさむのもポイントです。
3セットを1回として、少し長めの休憩時間でリフレッシュするなど工夫すると捗ります。
好きなお菓子やコーヒーでの休憩は自分へのご褒美として、仕事をがんばるための意欲向上にもなるからです。
まとめ
以上のようにスキルの向上・優先順位・時間の制約を意識することで仕事の効率は高まります。
しかし、いくら方法を活用しても、自身に疲労が溜まっている状態だと仕事を効率よく進めることは難しくなります。
睡眠や体調管理は仕事を効率的に進める基本です。
どうしても眠気が拭えずに仕事にならない場合には、15分程度の仮眠を取るだけでも違います。
逆に1時間以上を超える睡眠はかえって眠気を感じてしまい、その後の仕事に支障をきたしますので注意が必要です。
また、仮眠が難しい場合にも1分程度の間、まぶたを閉じるだけでも効果があります。
昼休みで休憩をとって見るなど工夫をするといいでしょう。
スキルや時間の意識を持ちながらも万全な体制で仕事に臨むことが、一番の業務見直しのポイントだと言えるでしょう。
そして、すぐに実践に移すことです。今まで何となく仕事を進めていた人には大きな変化となるはずです。
最初は面倒くさかったり、難しかったりしますが長い期間で考えることが重要になります。
いつかやろうでは改善することはできません。
アプリの導入や明日の仕事の優先順位を早速たててみてはいかがでしょうか。
iPhoneのリマインダーやGoogleカレンダーはアラート機能があるのでオススメです。
繰り返し実践することで、いずれ習慣化していきます。無駄な時間の削減や質の向上は業務見直しの大きなアドバンテージに繋がります。
今年、長年付き合っていた恋人と結婚しました。
うちのかわいい鬼嫁について記事を書いていきます。
少しでも、読んでくださった方の役に立てればこの上ない幸せです。